Fyrir fólk sem fylgist með nútíma stjórnunaraðferðum hefur orðið sprettur verið notað lengi yfir sama orð á ensku (e. sprint) sem þekktast er vegna notkunar agile-aðferðanna á þessu hugtaki.

Stöðugt flæði virðis

Í mjög einföldu máli eru sprettir í agile skilgreindir sem tveggja vikna afmörkuð vinna þar sem ákveðin hugbúnaðarvirkni er framleidd. Framleiðslan inniheldur eftir atvikum flesta eða alla þessa þætti; hönnun, forritun, prófun og útgáfu. Hugmyndin er síðan að þverfaglegt teymi sem ber ábyrgð á þessu framleiðsluferli hittist daglega, geri framvindu einstakra verkþátta gegnsæja og gefi út hugbúnað reglulega.

Þessi nálgun er í hrópandi mótsögn við hefðbundnar stjórnunar- og vöruþróunaraðferðir (e. waterfall) þar sem venjan er að búa til flóknar tímalínur (ganttkort), skipuleggja mörg ár fram í tímann, vinna ferlið línulega og gefa allt saman út í einu að verki loknu. Fyrir þau sem muna eftir uppfærslum Windows hér á árum áður er það mjög gott dæmi um þá nálgun. Í öðrum atvinnugreinum höfðu álíka breytingar hafist töluvert fyrr með innleiðingu lean, en grunnstefin í lean og agile eru nánast þau sömu.

Það fyrirbæri sem lean og agile eru að ráðast á er klassísk offramleiðsla sem stafar af hugmyndafræði um stærðarhagkvæmni, en ókostir hennar hafa komið í ljós á undanförnum árum, t.d. í formi sóunar í matarframleiðslu og textíliðnaði og nú síðast í brothættum aðfangakeðjum heimsins. Þannig hafa tvær af stærstu og vinsælustu stjórnunaraðferðum okkar tíma þann grunnfókus að í stað stærðarhagkvæmni er notast við flæðihagkvæmni, að láta virði flæða stöðugt og á sjálfbæran hátt út til viðskiptavina án hindrana eða biðtíma.

Sprettir urðu gríðarlega vinsæl nálgun, þar sem innleiðing þeirra skilaði mun styttri þróunartíma, meiri gæðum og þannig mun minni heildarkostnaði tækniverkefna. Allt sem verður vinsælt fer á flug og eitt dæmi um þetta er útfærsla á sprettum, en þeir eru í auknum mæli notaðir til að stýra flóknum breytingaverkefnum í fyrirtækjum. Þetta geta verið verkefni tengd breytingu á skipulagi, stefnumótun, innleiðingu tæknilausna o.s.frv. Hér er spretturinn orðinn 16-18 vikur, stundum jafnvel lengri, og nálgunin komin langt frá upphaflegum pælingum um flæðiskilvirkni. Í raun er aðalskipulagseiningin í flæðiskilvirkni einn dagur, því daglegir fundir eru órjúfanlegur hluti af þessari nálgun. Ef maður er að „spretta“ en er ekki í daglegum takti, þá er maður ekkert að spretta.

Það er heldur ekki nóg að búa til hraða í vöruþróun eða ferlum ef það eru engir viðskiptavinir að nota lausnirnar eða það sem þú býrð til. Þetta er fyrsta reglan bæði í lean og agile. Ef enginn notar það sem þú ert að gera og/eða upplifun viðskiptavina er slæm er betur heima setið en af stað farið.

Spretthópur

Hvað hefur þetta að gera með vinsælasta orð síðustu viku í íslenskum fréttum að sögn ráðherra vegna vinnu spretthóps um styrki til landbúnaðarins? Jú, það er nákvæmlega málið, þessi umtalaði spretthópur. Það getur verið algjör tilviljun að kalla þetta spretthóp en hughrifin hjá mér fara í þessa stjórnunaraðferð sem við köllum „spretti“.

Gæti verið að stjórnsýslan sé farin að nota spretti? Og er það ekki frábært framtak? Jú, ef það þýðir að láta virði flæða stöðugt og á sjálfbæran hátt út til almennings án hindrana eða biðtíma.

En það var þetta með að hraði í ferlum er ekki það sama og gæði, þó að það geti vissuleg farið saman. Hvað varðar gæði þeirrar ákvörðunar að setja 2,5 milljarða í landbúnaðarkerfið er það nokkuð sem ég ætla ekki að hafa of sterka skoðun á. Samúð mín er hjá bændum en ég hef enga trú á því að það að hella peningum í það ónýta kerfi sé besta lausnin frekar en í heilbrigðis- eða menntakerfinu.

Í stað spretthóps til að ákveða upphæð sem sennilega var búið að semja um, af hverju ekki að mynda spretthóp sem endurskilgreinir landbúnaðarkerfið? Ekki það að ég sé að leggja til fleiri nefndir á vegum hins opinbera, það væri að bera í bakkafullan lækinn. En af hverju ekki að vinna með slíka nálgun vitandi að reynslan gefur góða raun? Þetta væri þá ágætis leið til að fækka nefndum og hraða afgreiðslu mála.

Það kæmi ekki á óvart að þetta mál yrði til þess að sprettir næðu enn meiri athygli stjórnenda í stjórnsýslunni og fleiri færu að máta sig inn í formið. En það skiptir miklu máli að fólk þekki stefnumarkandi ástæðu þess að þessi verkfæri voru skilgreind, þ.e. hvaða vandamál voru þessi verkfæri hönnuð til að leysa?

Í tilfelli spretta var markmiðið ekki að vera fljót að taka slæmar ákvarðanir, svo mikið er víst.

Það er því mögulega sniðugt að staldra við og hugsa, hvað erum við að gera og af hverju? Ertu á harðaspretti? Eða finnst þér það bara? Kannski ertu bara að skokka í rólegheitum og það er heimurinn sem er að þjóta framhjá þér en ekki þú fram úr honum? Veistu t.d. hvert þú ert að fara? Ja, maður spyr sig…