Vinnuregla smiðsins er: „Mældu tvisvar, sagaðu einu sinni.“ Þetta endurspeglar mikilvægi þess að skipuleggja verkefni vel áður en framkvæmdir hefjast. Í mörgum opinberum verkefnum virðist þessi regla hins vegar ekki alltaf í hávegum höfð, enda eru kostnaðarframúrkeyrslur og tafir oft verulegar.

Áskoranir við stefnumiðaða ákvarðanatöku, stjórnsýslu og verkefnaafhendingu hafa verið skjalfestar og greindar í stórum verkefnum og innviðaframkvæmdum í Bretlandi í rúma öld, svo eðlilegt er að líta þangað eftir reynslu og þekkingu. Þá er mikilvægt að líta til alþjóðlegra staðla á borð við Samtök um framfarir í kostnaðaráætlunum (e. Association for the Advancement of Cost Engineering) við mótun ramma opinberra verklegra framkvæmda.

Byggt á þessum heimildum og aðferðafræði KPMG varðandi opinberar framkvæmdir, sem byggir á alþjóðlegri ráðgjafareynslu, teljum við mikilvægustu þættina til að tryggja árangursríka afhendingu opinberra verkefna vera eftirfarandi:

1. Heildarsýn og samstarf frá upphafi til enda
Með heildarverkefnaáætlunin ætti að leitast við að útfæra öll svið (e. workstreams) verkefnisins og vörður (e. milestones) allt frá hugmyndastigi til afhendingar (t.d. mótun umfangs og úthluta verkþátta, fjármögnun, gagnasöfnun og miðlun, áhættumat). Í hverri af þremur skyldubundnum stjórnsýsluhliðum (e. governance gates) í Bretlandi sýnir verkefnastjóri:

2. Yfirsýn yfir lífsferilinn („kaupa ódýrt, kaupa tvisvar“)
Nýjar eignir krefjast viðhalds, endurbóta og förgunar, sem oft yfirsjást við ákvarðanatöku. Að taka ekki tillit til þessara langtíma skuldbindinga við ákvarðanatöku getur leitt til þess að fjármagni er ekki veitt í viðhald eða rekstur, sem orsakar hraðari hrörnun þeirra.

3. Aðstoð við stjórnmálalega kaupendur
Mikilvægt er að gera gögn og upplýsingar aðgengilegar með skýrum hætti til þess að takmarka óvænta atburði. Þetta auðveldar pólitíska forgangsröðun með því að sýna áhrif breytinga á verkefnapípu hins opinbera.

4. Kostnaðarbil í fjárhagsáætlunum
Forðast akkerisskekkju (e. anchoring bias) með því að setja fram kostnaðarbil í upphaflegum umræðum um fjárhagsáætlanir svo vitund sé um áhættu og óvissu. Of oft eru fjárhagsáætlanir festar við fyrstu birtu tölu, og verður því erfitt að hækka hana við endurmat eftir því sem verðlag hækkar og/eða verkefnið þróast.

Þá er mikilvægt m.a. að:

• Viðhalda skýrri sýn á markmið verkefnisins og hvað felst í árangursríku verkefni.
• Tryggja að allar stefnumarkandi ákvarðanir um innvistun og útvistun séu yfirvegaðar, gagnsæjar og vel rökstuddar.
• Viðhalda sterkri aðfangakeðju með því að lágmarka „lífsnauðsynlega“ birgja í einokunarstöðu með skýrri langtímastefnu um útvistun.

Enginn framangreindra þátta er nýr af nálinni. Það er engin töfralausn til við að tryggja árangur í framkvæmdaverkefnum. Lyklar árangursríkra verkefna eru þekktir, en séu þeir ekki byggðir inn í menningu verkefnisins, hafðir í hávegum af stjórnendum og festir í skriflega og vel rýnda ferla, eru þeir auðveldlega hunsaðir. Sérstaklega þegar mörg verkefni keppa um takmarkaðan stuðning eða þurfa að skila skjótum ávinningi innan setts tímaramma.

Næstu skref fyrir Ísland

Fjármálaráðuneytið og Verkfræðingafélag Íslands (VFÍ) hófu nýverið undirbúning að móta samráðsvettvang með það að markmiði að efla verkefnastjórnsýslu og stjórn framkvæmda svo opinberir fjármunir nýtist sem best. Þetta er mjög jákvætt og þarft skref. Byggt á alþjóðlegum stöðlum, aðferðafræði KPMG varðandi innviðaframkvæmdir og reynslu Bretlands í opinberum framkvæmdum teljum við eftirfarandi skref mikilvæg til að auka þroska opinberra framkvæmdaverkefna á Íslandi:

1. Samþætta lög og reglur um innkaup og verkefnastjórnun
   Sem dæmi um bútakendar lagaheimildir beinast t.d. lög um opinber innkaup (120/2016) að útboðsferlum undirverktaka, á meðan lög nr. 84/2001 um skipan opinberra framkvæmda og reglugerð um skipan opinberra framkvæmda (715/2001) leggur áherslu á hönnunarskref í byggingarverkefnum. Hvorki lögin né reglugerðin ná yfir heildarferlið frá upphafi til enda sem getur valdið ruglingi. Við leggjum til að framangreint regluverk verði endurmótað og gangi út frá lífsferli þeirra og stuðli að samræmdum stjórnsýsluferlum og stefnumarkandi samstarfi. Mikilvægt er að verkkaupi sýni reglulega, með óyggjandi hætti, gagnvart óháðum aðila, að nægur vilji, fjármunir, áhættustýring og aðfangakeðja, geta og reynsla væru til staðar til að klára verkefnið innan áætlaðs kostnaðar og tíma.
   Í ljósi smæðar flestra íslenskra verkefna er mikilvægt að kröfur regluverksins verði skalaðar að stærð og flækjustigi verkefna svo þær reynist þeim ekki dragbítur.
2. Fagráð framkvæmdaverkefna
   Stofnað verði fagráð um mat og stjórnun stórra framkvæmdaverkefna sem gæti setið á milli fjármálaráðuneytisins og VFÍ. Þetta fagráð hefði m.a. það hlutverk að veita óháða verkefnaráðgjöf, koma á fót gæðastöðlum, bæta gagnasöfnun verkefna, þróa sameiginlegt verkaskipulag og breytingastjórnun, sannreyna og staðfesta kostnaðarlíkön, veita þjálfun og vottanir og skila stöðugum umbótum aftur í regluverkið.

Það er von okkar að horft verði vandlega til alþjóðlegrar reynslu í framangreindri vinnu, enda eru þjóðarhagsmunir í húfi og áskoranir framkvæmdaverkefna eiga við þvert á landamæri.

Greg Taylor er fyrrverandi yfirmaður kostnaðaráætlana breska forsætisráðuneytisins (e. Cabinet Office) og kostnaðar- og áhætturáðgjafi hjá KPMG Íslandi. Sigurvin Bárður Sigurjónsson er hluthafi hjá KPMG á Íslandi