Samstarf hefur fylgt mannkyni frá upphafi og virðist eðlislægur hluti af okkar tilveru. Skipulagsheildir hafa þróast í árhundruð, en kenningar Fredrik Taylor frá 1911 lögðu grunninn að nýrri sýn á hagræðingu og stjórnun. Miklar breytingar hafa orðið síðan og hugmyndir um stjórnun, fyrirtæki og stofnanir sem skipulagsheildir hafa tekið stakkaskiptum til að mæta kröfum nútímans.
Þessi grein fjallar um fimm breytingar sem svara ákalli tímans, sprottnar úr þróun stjórnunarkenninga, nýsköpunaraðferða eins og Agile og Lean og vaxandi kröfum samtímans um sveigjanleika, traust og tilgangsdrifna nálgun. Í næstu fimm greinum geri ég hverri og einni betri skil.
Samkeppni er óhjákvæmileg fyrir allar skipulagsheildir
Allar skipulagsheildir, hvort sem þær eru fyrirtæki, stofnanir eða frjáls félagasamtök, eiga í einhvers konar samkeppni, jafnvel þótt hún sé ekki beint fjárhagsleg. Þær keppa um athygli, tíma, auðlindir, traust og mannauð þar sem hæft starfsfólk sækist eftir bestu aðstæðum og þróunartækifærum. Fjármögnun er einnig samkeppnisþáttur, hvort sem um er að ræða fjárfesta, opinbera styrki eða framlög almennings.
Fyrirtæki keppa um viðskiptavini með betri vörum og þjónustu, en jafnvel opinberar stofnanir og góðgerðarsamtök þurfa að réttlæta tilvist sína og sanna mikilvægi sitt í samkeppni um stuðning. Að auki þarf hver skipulagsheild að fylgjast með þróun og nýsköpun til að forðast að verða úrelt í samanburði við aðra aðila á sama sviði. Þannig er samkeppni ekki eingöngu markaðsdrifin heldur órjúfanlegur hluti þess að lifa af og ná árangri í síbreytilegu samfélagi.
Miklar breytingar á væntingum starfsfólks, stjórnenda og hagaðila til rekstrarumhverfa og nútímans krefjast róttækra breytinga á hugsunarhætti skipulagsheilda. Til að ná árangri í þessu krefjandi umhverfi þurfa fyrirtæki og stofnanir að endurskoða hvernig þau skilgreina og setja fram tilgang sinn, stjórnunaráherslur og samvinnu fólks. Skoðum þessar fimm hugarfarsbreytingar.
Tilgangsdrifinn árangur
Hagnaður hefur lengi verið í forgrunni sem helsta markmið margra fyrirtækja. Í raun er hagnaður viðskipta jafnan nauðsynleg afleiðing, lykilmælikvarði árangursríkra aðgerða og undirstaða sjálfbærni, frekar en markmið í sjálfu sér.
Skýr tilgangur veitir leiðarljós og tengir bæði starfsfólk og viðskiptavini betur við markmið skipulagsheildarinnar, sem skapar traustan grunn að árangri. Tilgangurinn verður lykilviðmið allra ákvarðana. Gagnlegt er að spyrja: Uppfyllir þetta tilgang okkar? Stuðlar þetta að markmiðum okkar? Ef svarið er nei, er ákvörðun um að hætta við bæði skýr og vel rökstudd.
Frá lénsherrum til tengslanets
Hefðbundin stigveldi víkja nú fyrir fjölbreyttum og tengdum netum fólks þar sem sveigjanleiki og hraði eru lykilatriði. Flatara og sveigjanlegra skipulag gerir ákvarðanatöku hraðari og samvinnu markvissari.
Í stað titla og stífra skipurita leggur slíkt net áherslu á skýr hlutverk og ábyrgðarsvið sem stuðla að skilvirkni. Lénsherrakerfið hefur vikið fyrir tengslaneti sem byggir á samstarfi og trausti.
Valdefling í stað stýringar
Valdefling starfsfólks eykur ábyrgðarkennd og býr til orku sem knýr nýsköpun og árangur. Hún stuðlar að vinnustaðamenningu þar sem hæfileikar fá að blómstra, og ákvarðanir byggja á fjölbreyttum sjónarmiðum. Fólk er stærsta fjárfesting margra skipulagsheilda og lykill að framþróun.
Nýjar rannsóknir benda til að góð tengsl og upplifun þess að tilheyra, séu helstu áhrifaþættir þegar kemur að því hvort að starfsfólk hugar að breytingum á starfi. Með því að beina athyglinni að styrkleikum starfsfólks, láta þau upplifa virði sitt og veita þeim ábyrgð, skapa leiðtogar umhverfi þar sem fólk dafnar og skipulagsheildir þroskast.
Lærum hratt með tilraunum
Sveigjanleg nálgun, þar sem tilraunir og hröð endurgjöf eru í forgrunni, gerir skipulagsheildum kleift að bregðast við óvissu og breyttum aðstæðum. Starfsumhverfi nútímans hefur litla þolinmæði fyrir löngum skipulagslotum.
Hugmyndin „lærum hratt“ gengur út á að prófa, meta og halda áfram með það sem virkar, en hætta við strax ef það gerir það ekki. Þessi nálgun á jafnt við í þekkingariðnaði sem og í greinum sem vinna með áþreifanlega hluti, eins og framleiðslu og byggingariðnaði, þar sem hermilíkön eru notuð til að prófa lausnir á öruggan og hagkvæman hátt áður en framkvæmdir eða framleiðsla hefst.
Ekkert er leyndó, nema þess þurfi
Aukið gagnsæi eykur traust og stuðlar að betri ákvarðanatöku. Hins vegar þarf að gæta vandlega jafnvægis milli gagnsæis, persónuverndar og meðhöndlunar viðkvæmra upplýsinga.
Gott upplýsingaflæði og auðvelt aðgengi að upplýsingum geta leyst mörg vandamál og dregið úr tregðu innan skipulagsheilda, auk þess að spara dýrmætan tíma. Upplýsingar, sem hvorki skýra né leiða til aðgerða, stuðla hins vegar fremur að stöðnun eða sóun en framþróun.
Orð eru til alls fyrst
Svo skipulagsheildir nái framúrskarandi árangri á nútímamarkaði eru hugarfarsbreytingar eins og þessar óumflýjanlegar. Stjórnendur og leiðtogar eru hvött til að stíga skref áfram, endurskoða áherslur sínar og virkja teymi sín til að leggja grunn að framtíðarvænu og árangursríku umhverfi. Nútíminn krefst ekki aðeins aðgerða heldur breytinga sem byrja á hugsunarhætti leiðtoganna.
Í komandi greinum mun ég kafa dýpra í hvert af þessum lykilatriðum og útskýra hvernig þau geta umbreytt skipulagsheildum. Spennið beltin.
Höfundur er rekstrarráðgjafi hjá KPMG og doktorsnemi.
