Skilvirkni er grunnforsenda í útgáfuferlum í upplýsingatækni. Hinvegar kemur það gjarnan fyrir að sókn í átt að skilvirkni snýst upp í andhverfu sína - og getur jafnvel ollið kulnun hjá starfsfólki. Nýlegar rannsóknir sýna að starfsfólk í upplýsingatækni er oft undir miklu álagi, sérstaklega í kjölfar Covid-faraldursins.

Þetta þekki ég sjálfur á eigin skinni, og veit vel hvernig afleiðingar kulnunar hafa áhrif á bæði vinnu og einkalífið.

Í kjölfar þessarar lífsreynslu lít ég á mjög margt með allt öðrum augum. Ég sé líka æ ríkari ástæðu til að upplýsa íslenskt atvinnulíf um kulnun og hvernig aðferðafræði eins og agile, sem er í kjarnanum góð og gild, er viðkvæm fyrir mikilvægum smáatriðum í innleiðingu, til að valda ekki skaða á dýrmætustu auðlind flestra fyrirtækja - fólki.

Góð hugmynd sem gengur ekki alltaf upp?

Síðustu áratugi hefur „agile“ aðferðafræðin verið allsráðandi í skipulagi á hugbúnaðarverkefnum en agile fær stundum önnur nöfn, eins og Scrum eða DevOps, en í raun er þetta mikið til frá sömu rótum komið.

Meginmarkiðið er að færa fleiri og fleiri þætti til vinstri í svokallaðri virðiskeðju hugbúnaðargerðar. Hugmyndin er að þetta eigi að efla hvert og eitt teymi til að geta séð um alla þætti virðiskeðjunnar og fjarlægja hindranir í útgáfu hugbúnaðar.

Vandamálið er hins vegar að þó hugmyndin að fyrirkomulaginu sé góð og virki í einhverjum tilfellum, er raunveruleikinn oft allt annar:

Óskilvirk verkaskipting á milli mismunandi teyma sem dæmi, veldur því oft að þau hafi mismunandi hvata og ábyrgðir efst á baugi hverju sinni - nokkuð sem getur skapað togstreitu og yfirþyrmandi álag.

Hvar liggur ábyrgðin?

Margar rannsóknir benda til þess að ýmis tækni og aðferðafræði (t.d. Innleiðing spunagreindar sem og Agile) sé mjög viðkvæmt fyrir ýmsu tengdu innleiðingunni og kvörðunum sem eru notaðir til að mæla árangur.

Að mínu mati eru sem dæmi mælingar hjá stjórnendum á frammistöðu og framgang einmitt í andstöðu við hugmyndafræði Agile og DevOps sem leggja áherslu á sjálfstæði teymis, til að mæla, meta og taka ábyrgð á eigin afköstum.

Ein áhugaverð rannsókn sem ég kynnti mér, eftir Tulili, Capiluppi og Rastogi “Burnout in software engineering: A systematic mapping study”, reynir að draga lærdóm af samtals 92 rannsóknum á kulnun í upplýsingatæknigeiranum á heimsvísu allt aftur til ársins 1990.

Þar kemur m.a. fram að yfir 80% sérfræðinga í upplýsingatækni hafa verið eða eru með einkenni kulnunar eftir Covid-19.

Í rannsókn sinni skoða Tulili et. al. hvernig kulnun innan upplýsingatæknigeirans hefur verið rannsökuð hingað til, hvort hægt sé að draga lærdóm af þeim og hvort hægt sé að gera betur í greiningu, m.a. með aðstoð gervigreindar eða vélnáms (e. machine learning).

Við sem einstaklingar berum vissulega ábyrgð á okkur sjálfum. Mögulega eru stærstu áhættuþættirnir á kulnun okkar eigin persónueinkenni en kulnun er oft kölluð sjúkdómur hinna samviskusömu. Þannig að við þurfum að vera meðvituð um og í tengingu við okkur sjálf.

Vert er að taka fram að ef þú, lesandi þessa pistils, upplifir einkenni kulnunar tengd streitu er mikilvægt að leita sér aðstoðar. Sjá nánari upplýsingar hjá t.d. Virk á virk.is.

En stjórnendur bera líka ábyrgð. Starfskröfur og álag verður að verða raunhæft en það hefur líka komið í ljós að samskipti stjórnenda við starfsfólk sitt skipta miklu máli.

Það getur skipt gríðarmiklu máli að starfsfólk upplifi að það sé að fá nægilega miklar og réttar upplýsingar frá stjórnendum, hvort sem það snýr að starfinu, stöðu fyrirtækisins eða hvað annað. Starfsfólkið þarf svo að upplifa að þau fái að heyra sannleikann.

Kulnun kostnaðarsöm

Heildarkostnaðurinn af kulnun er í rauninni ómældur að miklu leyti. Þ.e.a.s. ef um 80% starfsfólks í upplýsingatækni finnur fyrir kulnun þá má draga þá ályktun að þeirra afköst hafi dregist saman um eitthvað X, en það er gríðarlega erfitt að mæla.

Þó er hægt er að nýta starfsemi VIRK sem ákveðna mælieiningu, en ávinningurinn af starfseminni er talinn 19 milljarðar á ári og skjólstæðingar úr röðum upplýsingatækni ásamt stjórnsýslunni, fjármálaþjónustu og almennum skrifstofustörfum tróna á toppnum sem stærsti skjólstæðingahópur VIRK.

Með lausn í hendi

Lausnin er auðvitað ekki einföld, enda margþættur vandi og í mörg horn að líta. Að mínu mati þurfum við að byrja á að setja spurningamerki við hvernig við vinnum og hvort ákveðnir ferla séu mögulega óþarfa flækjur í felum.

Nútímaupplýsingatækni hefur komið með mikið af góðum tæknilausnum sem eru nú orðnar aðgengilegar fyrirtækjum og stofnunum og innleiðing þeirra er einfaldari en marga grunar en það þarf ávallt að fylgjast með líðan starfsfólks í breytingarferlinu.

En aftur að upphafs spurningunni: Erum við að ætlast til of mikils? Stutta svarið er: Já, mjög oft.

En ég hvet stjórnendur og UT sérfræðinga sem vilja gera meira og fara hraðar - til að draga ekki út metnaði sínum, heldur opna hugann fyrir því að nýta möguleikan á að úthýsa flækjustigi og álagi til fyrirtækja og tækniplatforma sem hafa það sem sína kjarnastarfsemi að leysa þessi tilteknu mál og uppskera betur fyrir vikið, á sjálfbærari máta til lengdar.

Höfundur er teymisstjóri hjá APRÓ.