Í ört breytilegu vinnuumhverfi nútímans standa stjórnendur frammi fyrir áskorunum um að stjórna á nýjan hátt, til að tryggja árangur og samkeppnishæfni vinnustaða.
Ein af áskorununum er að finna jafnvægið í því að veita þann sveigjanleika sem vinnuafl gerir kröfur um og svo þess að hafa stjórn á hlutunum.
Þetta er vaxandi áskorun og líklegt að margir stjórnendur þurfi stuðning og hjálp við að útfæra þetta jafnvægi, hvernig hægt er að endurhugsa og endurhanna störf og starfsumhverfi, án þess að það komi niður á árangri vinnustaðarins.
Nokkrar nýlegar rannsóknir, framkvæmdar eftir Covid-heimsfaraldurinn, hafa sýnt fram á jákvæð áhrif sveigjanleika, eða blöndun fjarvinnu og staðvinnu, á starfsánægju og framleiðni.
Stærsta rannsóknin sem framkvæmd hefur verið meðal fólks sem starfar alfarið í fjarvinnu, framkvæmd eftir heimsfaraldurinn, sýndi einnig að fjarvinna hafði engin áhrif á framleiðni og dró úr starfsmannaveltu almenns starfsfólks.
Sveigjanleiki er mikilvægur til að laða að og halda í gott vinnuafl. Rannsóknir hafa sýnt að það er fjölgun meðal þeirra sem myndu skipta um starf fyrir aukinn sveigjanleika, jafnvel að taka á sig einhverja launalækkun á móti auknum sveigjanleika.
Rannsóknir hafa einnig sýnt fram á að sveigjanleiki hvetur til aukinnar sköpunargleði, nýsköpunar og viðbragðsflýtis.
Samhliða sveigjanleika er góð stjórnun, sem tryggir samkvæmni og samræmi við markmið, mjög mikilvæg.
Gott jafnvægi sveigjanleika og góðrar stjórnunar stuðlar að afkastamiklu og áhugasömu vinnuafli.
Sveigjanleiki getur til dæmis verið:
- Sveigjanlegur vinnutími, innan dags eða jafnvel á milli árstíða.
- Fjarvinnumöguleikar, vinna að heiman, af deiliskrifstofu eða erlendis frá.
- Að vera ekki ráðin í eina deild vinnustaðar, heldur í verkefni fyrir fleiri deildir.
- Að vera ekki ráðin í ákveðið starf, heldur vinna að verkefnum í samræmi við hæfni og áhugasvið.
Góð stjórnun getur til dæmis þýtt:
- Að setja skýrt fram til hvers er ætlast, unnið sé að skilgreindum markmiðum og því fylgt eftir.
- Skilgreindir verkferlar fyrir aukin gæði og skilgreindir samþykktarferlar svo starfsfólk þurfi ekki samþykki fyrir hverri einustu litlu ákvörðun.
- Starfsfólk fái reglulega endurgjöf, stuðning og verkefni í samræmi við hæfni.
- Stýring verkefnaálags til varnar of mikilli streitu.
Ójafnvægi þessara þátta leiðir til minni starfsánægju og virkni, meiri starfsmannaveltu og örstjórnunar (e. micro-management), sem hefur neikvæð áhrif á framleiðni og árangur.
Sveigjanleiki og góð stjórnun skipta sköpum fyrir vinnustaði og séu þessir þættir ekki til staðar, vel ígrundaðir, hannaðir og útfærðir, geta þeir leitt til illa starfandi vinnustaðar.
Örstjórnun, of mikið eftirlit og lítið umboð til athafna, kæfir nýsköpun og dregur úr góðum starfsanda.
Lítill og illa útfærður sveigjanleiki getur valdið ruglingi og minni framleiðni.
Sveigjanleiki ætti ekki að vera minnsti samnefnari þess sem hægt er að gera fyrir alla, heldur taka mið af eðli starfa, verkefnum og getu einstaklinga til að vinna sjálfstætt.
Stjórnendur verða að skapa umhverfi þar sem starfsfólk er virkt og hvatt til að gera sitt besta, sama hvar eða hvenær það vinnur.
Fyrir gott jafnvægi sveigjanleika og stjórnunar þarf:
- Skýrar væntingar, góð og regluleg samskipti
- Valdeflingu vinnuaflsins, til sjálfstæðra og góðra vinnubragða
- Innleiðingu góðs sveigjanlegs skipulags
- Hlúa að menningu trausts
- Reglulega endurskoðun og aðlögun
Gott jafnvægi á milli sveigjanleika og stjórnunar leiðir til góðs árangurs en krefst stöðugrar aðlögunar út frá þörfum aðila hverju sinni.
Með því að hlúa að skýrum og reglulegum tvíhliða samskiptum, valdefla starfsfólk, veita umboð til athafna, innleiða sveigjanlegt skipulag, byggja upp traust og endurskoða starfshætti reglulega geta stjórnendur skapað umhverfi sem eykur þátttöku, framleiðni og tilfinningu um að tilheyra, hvort sem unnið er í húsnæði vinnuveitanda eða verkkaupa, eða í fjarvinnu.
Að ná þessu jafnvægi eykur árangur vinnustaða, á ýmsum langtímamælingum, og stuðlar að jákvæðri vinnustaðamenningu, gerir stjórnendum kleift að halda áfram að ná árangri í síbreytilegu vinnuumhverfi nútímans og þess sem við sjáum fyrir okkur að verði, til framtíðar litið.
Höfundur er reyndur mannauðsstjóri og fyrrum formaður félags mannauðsfólks á Íslandi.
