Þessi grein er fimmta í röð sex greina um hugarfarsbreytingar sem leiðtogar skipulagsheilda þurfa að tileinka sér til að verða árangursríkar í samtímanum.
Í fyrri greinum var fjallað um að færa hugarfar frá hagnaði yfir í tilgang sem leiðarljós með hagnað sem eitt af markmiðum, skipulag frá stigveldi yfir í tengslanet og stjórnun yfir í valdeflingu. Nú beinist athyglin að því hvernig skipulagsheildir geta byggt upp menningu sem styður hraðan lærdóm og sveigjanleika – með því að læra hratt með tilraunum.
Frá áætlun til aðgerða
Áætlunargerð hefur lengi verið hornsteinn stjórnunar. Þar hafa ítarlegar fjárhagsáætlanir, verkferlar og langtímamarkmið verið notuð til að skapa tilfinningu fyrir festu og stöðugleika. En sú festa getur reynst of þung í heimi sem krefst hraða, sveigjanleika og stöðugra viðbragða við breytingum. Nýtt hugarfar er að ryðja sér til rúms, hugarfar þar sem við lærum hratt með tilraunum í stað þess að reyna að stjórna öllu og áætla í smáatriðum.
Í stað þess að treysta eingöngu á áætlanir sem geta úrelst áður en blekið þornar, snýst „lærum hratt,” - eða „fail fast” ef vill - um að prófa í litlum skrefum og læra jafnóðum. Þetta krefst þess að við tökum mistökum sem eðlilegum hluta af þróun, ekki sem viðvörun um að hætta öllu. Þegar tilraunir eru hluti af menningu skipulagsheildar, verður óvissa ekki ógn heldur tækifæri.
Þetta hugarfar byggir á fjórum meginstoðum:
- Forvitni og frumkvæði: Starfsfólk finnur sig hvatt til að prófa nýjar hugmyndir.
- Traust: Mistök eru ekki dómur heldur tækifæri til lærdóms.
- Gögn og endurgjöf: Ákvarðanir byggðar á raunverulegum prófunum, ekki tilfinningu einni saman.
- Sveigjanleiki: Ferlar styðja við breytingar í stað þess að hindra þær.
Nokkur dæmi – heima og erlendis
Landspítali
Í COVID-19 faraldrinum þróaði Landspítali með hraði nýjar lausnir á sviði sóttvarna, fjarfunda og nýtingar rýma. Í skýrslu heilbrigðisráðuneytisins (2022) kemur fram hvernig spítalinn prófaði mismunandi útfærslur í þjónustu og lagaði þær í rauntíma að aðstæðum, án þess að bíða eftir formlegum kerfisbreytingum.
CCP Games
Íslenska leikjafyrirtækið CCP vinnur með stöðugar MVP-prófanir (e. Most Viable Product) í þróun leikja. Nýjustu verkefnin, s.s. Project Awakening, fara í gegnum lokaðar prófanir þar sem notendur gefa beint endurgjöf áður en þróun heldur áfram. Þetta eykur líkur á að virkustu og mest spennandi hugmyndir að dómi notenda nái áfram.
Íslandsbanki
Bankinn hefur þróað og prófað nýjar aðferðir í sjálfbærniuppgjöri. Með því að setja fram mælikvarða og upplýsingagjöf í tilraunaskrefum hefur hann öðlast dýpri skilning á hvernig sjálfbærnistefna nýtist í rekstri og í samskiptum við hagsmunaaðila.
Zara
Spænska fatafyrirtækið Zara prófar nýjar vörur í litlu magni og bregst hratt við markaðsviðbrögðum. Ef vara gengur vel eykst framleiðslan. Ef ekki, hverfur hún fljótt úr hillum. Þessi nálgun tryggir hraða aðlögun og lágmarkar sóun.
Sáttamiðlun í sakamálum
Árið 2006 hóf dómsmálaráðuneytið tilraunaverkefni með sáttamiðlun. Þar fengu brotaþolar og gerendur tækifæri til að ræða saman utan hefðbundins kerfis. Tilraunin veitti innsýn og sparaði dýrar kerfisbreytingar. Lærdómurinn nýttist til þróunar framtíðarúrræða.
Leiðtogahlutverk í tilraunamenningu
Leiðtogar sem ætla sér að skapa menningu þar sem lært er hratt þurfa að sýna fordæmi. Þau þurfa að leyfa prófanir, sýna umburðarlyndi gagnvart mistökum og beina sjónum að lærdómnum: „Hvað lærðum við?“ í stað „Hver klúðraði þessu?“
Tilraunir verða að vera tengdar tilgangi, gildum og markmiðum skipulagsheildarinnar, ekki handahófskenndar. Þegar fólk vinnur saman þvert á teymi, hlutverk og stöður, verður til raunveruleg nýsköpun sem byggir á fjölbreytni sjónarmiða.
Næstu skref – aðgerð frekar en áætlun
- Skilgreina ramma fyrir tilraunir og ábyrgð.
- Gefa starfsfólki tíma og rými til að prófa og læra.
- Mæla það sem skiptir máli – ekki bara útkomu, heldur líka lærdóm.
- Endurmeta reglulega hvað virkar og hvað ekki – og halda áfram.
Framtíðin tilheyrir þeim sem læra hraðast
„Lærum hratt“ er ekki taktísk aðferð, heldur strategísk nauðsyn. Skipulagsheildir sem þora að prófa, læra og aðlaga sig – aftur og aftur – eru líklegastar til að ná árangri. Í heimi þar sem enginn veit nákvæmlega hvað kemur næst, skiptir mestu máli hver eru fljótust að læra af reynslunni og aðlaga sig.
Höfundur er rekstrarráðgjafi hjá KPMG og doktorsnemi.
