Opinberum aðilum (kaupendum) sem ráðstafa skattfé almennings og fyrirtækja við innkaup á vörum, þjónustu og verkframkvæmdum, ber að fara eftir lögum um opinber innkaup nr. 120/2016. Við gerð nýs samnings þarf að reikna út heildarvirði hans og skoða tengsl við aðra samninga og bjóða samninginn út ef hann er yfir viðmiðunarmörkum um útboðsskyldu samkvæmt lögunum. Góður undirbúningur útboðs er lykilatriði.

Opinberir aðilar hafa þó ekki taumlaust frelsi eða skyldu til að rífa upp gamla ótímabundna samninga og ráðast í ný innkaup með útboðum. Heimilt er að gera ótímabundna samninga samkvæmt lögum um opinber innkaup.

Ef gamla lausnin virkar vel og unnt er að aðlaga hana að nýjum uppfinningum, þá er engin lagaskylda að bjóða samning út að nýju. Opinberir aðilar þurfa að hafa fjárveitingar til að ráðast í ný innkaup þegar stofnkostnaður er gríðarlegur.

Samningsstaða sterkari í útboðum

Jafnvel þótt útboðsskylda sé ekki fyrir hendi getur samt sem áður verið mikill akkur í því að bjóða út. Í útboðum er það kaupandinn sem ákveður skilmálana og fyrirtækið sem leggur fram tilboð verður að ganga að þeim eða sleppa því að taka þátt.

Þegar opinber aðili gerir beinan samning við fyrirtæki án samkeppni getur það leitt til þess að hann þarf að fallast á ósanngjarna staðlaða skilmála fyrirtækisins og læsist jafnvel inni í samningi og þjónustu sem hentar honum ekki.

Illa undirbúin útboð leiða til lélegra samninga

Ein helsta ástæða þess að útboð misheppnast er að kaupandi bíður í lengstu lög með að taka ákvörðun um nauðsynleg innkaup. Þegar hann bráðvantar þjónustu, vöru eða verk, rýkur hann til og vill að útboðið verði auglýst strax.

Séu útboðsskilmálar rýrir og illa undirbúnir, þá verður samningurinn efnislítill og lítið hægt að treysta á hann ef upp koma ágreiningsefni.

Sem dæmi má nefna útboð á skólamáltíðum fyrir sveitarfélag. Ef engar kröfur eru í skilmálum útboðs um gæði matarins, má búast við að maturinn verði bæði næringarlaus og óspennandi fyrir neytendur. Því skyldi fyrirtækið bjóða upp á ferskan fisk, kjöt og grænmeti ef engin krafa er gerð um það í samningnum? Tómatsósa kemur þá í stað tómata, fiskbollur, pylsur og kjötbollur (unnin matvara) í stað ferskra kjöt- og sjávarafurða og kartöflumús úr pakka í stað nýrra kartaflna.

Ef undirbúningur samnings er enginn og samningsákvæði rýr, þá þýðir ekki að verða hissa á því að útkoman valdi vonbrigðum. Í útboði fær kaupandinn það sem beðið er um og jafnan ekkert umfram það.

Markaðskannanir og nýsköpun

Við undirbúning nýs útboðs er góð regla að auglýsa markaðskönnun með löngum fyrirvara á opinbera íslenska útboðsvefnum (utbodsvefur.is) og jafnvel einnig á Evrópska efnahagssvæðinu (ted.europa.eu) og fá þannig hugmyndir frá markaðnum áður en útboðsskilmálar eru samdir. Það stuðlar að nýsköpun og þróun á vörum, þjónustu og verkframkvæmdum. Ef við notum alltaf sömu gömlu útboðsgögnin, fáum við ekkert nýtt og betra. Íslenska ríkið hefur skuldbundið sig samkvæmt Heimsmarkmiðum sameinuðu þjóðanna til að draga úr kolefnislosun og ber að beina innkaupum í átt að sjálfbærum lausnum sem eru betri fyrir umhverfið.

Markaðskannanir geta verið fyrsta skrefið fyrir nýsköpunarfyrirtæki að fá hugmyndir að sjálfbærum lausnum í þágu hins opinbera. Því fyrr sem upplýsingar um fyrirhuguð innkaup eru birtar, því meiri líkur eru á góðri niðurstöðu.

Jákvæð nálgun í þágu almennings og fyrirtækja

Almenningur og fyrirtæki eiga mikið undir því að vandað sé til opinberra samninga. Opinber innkaup eiga að stuðla að jafnræði og samkeppni milli fyrirtækja sem leiðir til hagkvæmari niðurstöðu.

Sérfræðiþekking á opinberum innkaupum og jákvæð nálgun gagnvart viðfangsefninu getur sparað hinu opinbera stórar fjárhæðir. Ríkið og sveitarfélögin eru risastórir kaupendur og innkaupahegðun þeirra getur ráðið úrslitum um hvort sprotafyrirtæki komast á legg og nýjar lausnir líta dagsins ljós.

Höfundur er lögmaður og eigandi á lögfræðistofunni Lagastoð og kennir lög um opinber innkaup í Endurmenntun HÍ.