Þessi grein er önnur í röð sex greina. Í fyrstu grein minni, „Breytt hugarfar leiðtoga til skipulagsheilda“ fjallaði ég um fimm hugarfarsbreytingar sem leiðtogar og skipulagsheildir þurfa að tileinka sér í dag fyrir morgundaginn. Í þessari grein fer ég nánar í hvernig við getum fært hugarfar okkar frá hagnaði sem tilgangs, í hagnað sem niðurstöðu og hvernig vel útfærður og skýr tilgangur getur haft áhrif á allar breytur skipulagsheilda.
Skýr tilgangur er ekki val heldur nauðsyn í nútímastjórnun skipulagsheilda. Þegar hann er skýr, nýtist hann sem leiðarljós í ákvörðunum og hjálpar skipulagsheildum að ná varanlegum árangri.
Hagnaður er afleiðing góðra verka
Hagnaður hefur lengi verið helsta „markmið“ margra fyrirtækja. Hins vegar þarf hagnaður, í nútímasamhengi, að vera afleiðing frekar en markmið eða tilgangur starfsemi. Hann er óumdeilanlega nauðsynlegur fyrir sjálfbærni í viðskiptum, en raunverulegur lykill að árangri er skýr tilgangur sem sameinar starfsfólk, viðskiptavini og aðra hagsmunaaðila – alla virðiskeðjuna.
Mörg af árangursríkustu fyrirtækjum heims beina athygli sinni að tilgangi og markmiðum um að uppfylla hann. Ríkulegur langtímaárangur, t.d. hagnaður, er niðurstaða markvissra aðgerða fólks sem byggja á vel mældum markmiðum um að ná ákveðnum tilgangi.
Tilgangur í forgrunn allra aðgerða
Skýr tilgangur tengir starfsfólk, viðskiptavini og aðra hagsmunaaðila mun betur við stefnu og markmið skipulagsheilda. Þetta skapar traustan grunn fyrir árangur sem nær lengra og víðar en hagnaður einn og sér. Tilgangurinn leggur ekki einungis tilfinningalegan grunn heldur mótar kúltúr, stefnu, forgangsröðun og gerir öll skref skýrari og aðgerðir skiljanlegri.
Gerum vel og gerum það gott
Skýr tilgangur rammar inn markmið, lykilmælikvarða og aðgerðir sem eiga að skila árangri. Hagnaður og velta eru einungis hluti af birtingarmyndum árangurs.
Margar skipulagsheildir miða og mæla rekstur sinn við þjónustustig, nýtingu auðlinda eða samfélagsáhrif frekar en hagnað. Lykilatriðið er að tengja markmið við tilgang og tryggja að mælingar þeirra endurspegli þá stefnu sem valin er á hverjum tíma.
Skýr tilgangur sem leiðarljós rekstrar
Tilgangur fyrirtækja og skipulagsheilda snýst ekki um hvað þau gera heldur af hverju það skiptir máli. Þegar hann er skýr og leiðandi í öllum ákvörðunum skapar hann sterkari tengsl við starfsfólk, viðskiptavini og samfélagið í heild.
Markmið eru hins vegar þau áþreifanlegu skref sem fyrirtæki taka til að hrinda tilganginum í framkvæmd og ná árangri. Hér eru nokkur dæmi af handahófi, tekin úr almennum upplýsingum og með fyrirvara um skilning minn og upplifun af opinberum upplýsingum skipulagsheildanna.
Stafrænt Ísland – Einföldun í þágu almennings
Tilgangur Stafræns Íslands er „Að einfalda líf fólks.“ Þessi stefna liggur til grundvallar öllum ákvörðunum. Tæknilausnir, ferlar og aðferðir eru þróaðar með þetta að leiðarljósi – ef eitthvað einfaldar ekki líf almennings, þá er því ekki veittur tími eða athygli.
Markmið til að styðja þennan tilgang eru m.a. að fækka óþarfa umsóknum, gera þjónustu ríkisins stafræna og sjálfvirka og tryggja að almenningur geti sinnt erindum sínum hratt og örugglega.
IKEA – Að skapa betra daglegt líf fyrir sem flesta
Tilgangur IKEA er „Að skapa betra daglegt líf fyrir sem flesta.“ Hann er grunnurinn að öllum ákvörðunum, frá vöruhönnun til sjálfbærnistefnu fyrirtækisins.
Til að styðja þennan tilgang setur IKEA sér skýr markmið, svo sem að draga úr kolefnisspori, auka sjálfbæra framleiðslu og bjóða hagkvæmar lausnir sem gera fallega og notadrjúga hönnun aðgengilega fyrir almenning. „Fyrir sem flesta“ leggur mjög sterkar markaðslegar línur fyrir IKEA.
Íslandsbanki – Vera hreyfiafl til góðra verka
Tilgangur Íslandsbanka er „Að vera hreyfiafl til góðra verka.“ Þetta þýðir að bankinn lítur á hlutverk sitt sem meira en fjárhagsleg viðskipti – hann gefur til kynna vilja til að stuðla að betra samfélagi.
Markmið bankans sem styðja þennan tilgang eru m.a. að efla fjármálalæsi með fræðslu, innleiða sjálfbær fjárfestingarlíkön og bjóða upp á ábyrga fjármálaþjónustu sem hjálpar einstaklingum og fyrirtækjum að taka upplýstar ákvarðanir. Peningar eru auðvitað auðlind eins og orka og þá þarf að virkja. Peningar sem ekki eru í vinnu rýrna. Bankinn er því einhverskonar virkjun peninga svo þeir fjari ekki út heldur hreyfi við og styðji aðgerðir.
Fyrirtæki sem gætu gert betur
Sum fyrirtæki hafa sett sér göfugan tilgang en eiga enn langt í land með að láta hann skína í gegnum daglega rekstur. Dæmi eru fyrirtæki sem segjast leggja áherslu á sjálfbærni en halda samt áfram að framleiða vörur með skammvinna notkun í huga eða nýta óafturkræfa auðlindir. Skýr tilgangur krefst þess að hann sé ekki aðeins orð á blaði heldur leiðarljós sem mótar stefnu, ákvarðanir og aðgerðir.
Tilgangur er ekki það sem fyrirtæki gerir, heldur af hverju það gerir það. Markmið eru síðan mælanlegu skrefin sem hjálpa til við að láta tilganginn lifna við í framkvæmd. Þegar skýr aðgreining er á þessu tvennu verða fyrirtæki trúverðugri, starfsfólk upplifir sterkara samhengi og viðskiptavinir finna fyrir dýpra virði í samskiptum sínum við fyrirtækið.
Hagnýt skref til tilgangsdrifins árangurs
- Skilgreinið tilganginn: Setjið fram skýra yfirlýsingu sem útskýrir hlutverk skipulagsheildarinnar innan samfélagsins, hagaðilanna, virðiskeðjunnar o.s.frv.
- Kynnið tilganginn: Tryggið skýran samskiptagrundvöll svo starfsfólk átti sig á hlutverki hans og tengi við hann.
- Tengið tilganginn við starfsemina: Gangið úr skugga um að tilgangurinn speglist í öllum markmiðum, lykilákvörðunum og aðgerðum. Talið um hann reglulega og tengið við aðgerðir.
- Mælið áhrifin: Skapið lykilmælikvarða sem meta bæði tilgangsdrifinn og viðskiptalegan árangur. Mörg öflug fyrirtæki nota t.d. aðferðina OKR (Objectives and Key Results).
- Styrkið traust: Sýnið hvernig tilgangurinn hefur raunveruleg áhrif í verki og verið gagnsæ í samskiptum.
Spurningar sem skilgreina tilgang
Tilgangur er ekki bara slagorð á vegg og vefsíðum. Hann þarf að stýra öllum ákvörðunum. Spyrjið reglulega um aðgerðir, ákvarðanir, markmið, lykilmælikvarða:
- Uppfyllir þetta tilgang okkar?
- Hjálpar þetta okkur að ná markmiðum?
- Er þetta í samræmi við gildi okkar?
Ef svarið er nei, þarf að endurmeta næstu skref. Slík ákvörðun styrkir tilganginn og tryggir að hann móti hegðun og stefnu.
Næsta skref
Tilgangsdrifin skipulagsheild byggir upp traust og tengingar sem styðja varanlegan árangur. Einblínið á tilganginn sem leiðarljós og styrkið stefnu sem skilar óumdeilanlegu virði til allra hagsmunaaðila. Ef tilgangurinn er einhverra hluta vegna óljós er kjörið að setja saman létta vinnustofu helstu hagsmunaaðila með hlutlausum lóðs og draga tilganginn fram.
Í næstu grein skoðum við skipulag, stigveldið og tengslanetin.
Höfundur er rekstrarráðgjafi hjá KPMG og doktorsnemi.
