Þessi grein er sú sjötta og síðasta í greinaflokki um fimm hugarfarsbreytingar sem skipulagsheildir og leiðtogar þurfa að tileinka sér til að verða árangursríkari í samtímanum.
Í fyrri greinum höfum við skoðað hvernig hægt er að færa hugarfar frá hagnaði yfir í tilgang sem leiðarljós, með hagnað sem eitt af markmiðum, skipulag frá stigveldi yfir í tengslanet, stjórnun yfir í valdeflingu og frá áætlunum yfir í hraðan lærdóm með tilraunum. Hér beinast sjónir að því hvernig gagnsæi, sem áður þótti viðkvæmt eða varhugavert, getur reynst eitt sterkasta samkeppnisforskot samtímans.
Í gamla daga var upplýsingavaldið í höndum fárra. Þau sem réðu gögnum réðu sannleikanum. Í dag er upplýsingaskortur ekki lengur vandamálið, heldur ofgnóttin. En hver ræður hver fær að vita hvað og hvenær?
Ef upplýsingarnar þínar eru læstar inni, þá er árangurinn þinn það líka.
Gagnsæi sem samkeppnisforskot
Í heimi þar sem gögn eru orðin ein mikilvægasta auðlindin, er ekki lengur spurning hvort eigi að deila þeim heldur hvernig þau nýtast sem flestum sem best til að bæta ákvarðanir. Læstar dyr geta ekki aðeins grafið undan trausti, heldur tafið fyrir bættri samvinnu, lærdómi og ákvarðanatöku.
Gagnsæi í skipulagsheildum felst ekki á því að deila öllu heldur að greina hvaða þættir upplýsingaflæðis raunverulega styðja við tilgang, traust og framþróun. Þetta er mikilvægt, vandasamt og krefst athygli. Þetta er ekki bara verkefni á ábyrgð hefðbundinna tölvudeilda (UT), heldur hluti af stefnu fyrirtækja og stofnana.
Traust byrjar þar sem leyndinni sleppir
Upplýsingar eru ein af grunnstoðum allra ákvarðana. Þegar starfsfólk hefur aðgang að lykilgögnum og samræmdum útgáfum af „hinu sanna,“ sparast ekki bara vinna heldur eflist samhengi, samvinna og skilningur.
Með réttu jafnvægi á milli gagnsæis og þagnarskyldu sköpum við vinnustaði sem eru bæði öruggir og virkir.
Hvers vegna hikar fólk við gagnsæi?
Gagnsæi getur skapað óþægindi. Það afhjúpar valdatengsl, mismunandi túlkanir og gömul kerfi sem byggð voru á leynd. Sumir óttast að gagnsæi minnki áhrif þeirra, aðrir að það afhjúpi ófullkomleika. En gagnsæi snýst ekki um fullkomnun, heldur um heiðarleika, að læra saman og þróast.
Þegar við hættum að fela mistök, opnast tækifæri til betri ákvarðana og sameiginlegs lærdóms.
Dæmi um gagnsæi í verki:
Kolibri og launaupplýsingar
Íslenska hugbúnaðarfyrirtækið Kolibri hefur lengi deilt launaupplýsingum innanhúss. Greinahöfundur hefur sjálfur reynslu af þessu sem leiðtogi í fyrirtækinu. Markmiðið var einfalt: að auka traust, draga úr misskilningi og skapa sanngjarnari launastefnu. Niðurstaðan kom fljótt í ljós, öll umræða um laun varð einfaldari og skilvirkari og fólk lærði að meta hvert annað betur út frá því sem raunverulega skiptir máli t.d.: reynslu, starfsaldri, innsæi og framlagi – ekki bara titlum og stöðu. Þessi nálgun hefur einnig stuðlað að opnari umræðu, bættri samvinnu og sterkari tengslum innan teyma.
Buffer og opin gagnastefna
Tæknifyrirtækið Buffer gerir bæði laun og rekstrartölur opinberar. Þau telja gagnsæi auka traust, jafnræði og ábyrgð, kalla sig „opið fyrirtæki“. Þrátt fyrir að sumir gagnrýni að þetta geti skapað spennu, hefur Buffer nýtt gagnsæi sem meginstoð sína. Samkvæmt gögnum frá Buffer hefur þessi nálgun dregið úr starfsmannaveltu og aukið starfsánægju samkvæmt innri mælingum.“
The New York Times
Miðillinn hefur innleitt stafrænan verkvang sem birtir starfsfólki rauntímagögn um lestur, áskriftir og efnisnotkun. Þetta gagnsæi styður við ákvarðanir ritstjórnarteyma, sem geta betur skilið hvað lesendur vilja. Í kjölfarið hefur NYT tekist að efla bæði innihald og tekjumódel með markvissari áherslum og bættum samskiptum milli efnisdeilda og stjórnenda. Svo má spyrja hvort þetta geri blaðamennskuna betri eða bara vinsælli.
Harvard-rannsókn
Rannsókn Harvard Business School sýndi að fyrirtæki með gagnsæja ákvarðanatöku eru að meðaltali 17% líklegri til að ná markmiðum sínum – ekki vegna þess að þau hafa öll svörin, heldur vegna þess að allir sjá sama leikvang. Auk þess sýndu gögnin að slík fyrirtæki eiga auðveldara með að skapa traust í teymum, byggja menningu lærdóms og þróa leiðtogahæfni á öllum stigum.
Hagnýt og kraftmikil skref til að efla gagnsæi
- Greinið upplýsingarnar sem skipta máli: Hver þarf að vita hvað – og hvers vegna? Einbeitið ykkur að þeim upplýsingum sem styðja ákvarðanir og auka skilning á heildarmyndinni.
- Skilgreinið skýr mörk og jafnvægi: Hvaða upplýsingar eru trúnaðarmál og hverjar má og ætti að deila frjálst? Skýrar reglur stuðla að trausti.
- Tryggið aðgengi á einum stað: Tryggið að allir hafi aðgang að uppfærðum og samræmdum gögnum í sameiginlegu, stafrænu rými, ekki duldum möppum eða með útvöldum netföngum.
- Eflið menningu opinnar umræðu: Fræðið starfsfólk um gildi gagnsæis og ræðið reglulega hvernig upplýsingaflæði getur styrkt verkefni, samstarf og ákvarðanatöku.
- Mælið áhrifin reglulega: Fylgist með því hvernig gagnsæi hefur áhrif á ákvarðanahraða, samstarf, traust og niðurstöður. Lærið af þeim breytingum sem mælast.
Gagnsæi sem undirstaða annarra breytinga
Gagnsæi er eins og burðargrind sem heldur öðrum breytingum uppi. Tilgangur verður trúverðugri þegar hann er sýnilegur. Valdefling verður raunveruleg þegar fólk hefur aðgang að upplýsingum sem það þarf. Hraður lærdómur krefst opinna gagna. Og tengslanet geta aðeins virkað þegar allir sjá í sömu átt.
Án gagnsæis – verður engin breyting djúpstæð.
Lokaorð – áskorun til stjórnenda
Gagnsæi er ekki um það að opinbera allt, heldur að létta byrðum af samvinnu og ákvörðunum. Þar sem upplýsingar eru aðgengilegar og traust liggur til grundvallar, dafna teymi hraðar og ná betri árangri.
Stjórnandi. Á næsta fundi, spurðu þitt teymi: Hvaða upplýsingar vantar ykkur til að taka betri ákvarðanir? Og hlustaðu.
Þegar gagnsæi er nýtt rétt, getur þáttur sem eitt sinn var talinn varhugaverður orðið lykilforskot skipulagsheildarinnar.
Ekkert er leyndó, nema þess þurfi.
Höfundur er rekstrarráðgjafi hjá KPMG og doktorsnemi.
